QuickBooks Pro ja Premier monikäyttöympäristössä - dummies

Sinun ei ole rajoitettu käyttämään vain yhtä salasanaa, jotta voit hallita QuickBooks-datatiedostoasi. Voit määrittää lisää käyttäjiä QuickBooks Pro- ja QuickBooks Premier -ohjelmissa seuraavasti:

1 Valitse yritys → Käyttäjien ja salasanojen määrittäminen → Käyttäjien määrittäminen.

QuickBooks näyttää User List -valintaikkunan, joka tunnistaa kaikki käyttäjät, joille QuickBooks-yhteys on muodostettu ja jotka ovat kirjautuneet järjestelmään.

2 Kirjoita QuickBooks, johon haluat lisätä käyttäjän napsauttamalla Lisää käyttäjä -painiketta.

QuickBooks näyttää ensimmäisen Set Up User Password ja Access -valintaikkunan.

3Vahvista käyttäjä ja anna salasana.

Anna jokaiselle käyttäjälle, jolle olet määrittänyt salasanan käyttäjätunnukselle, kirjoittamalla lyhyt nimi - ehkä käyttäjän etunimi - Käyttäjänimi-ruutuun. Kun olet tunnistanut käyttäjän, syötät käyttäjän salasanan sekä Salasanan tekstikenttään että Vahvista salasanan tekstiruutuun.

4 Napsauta Seuraava jatkaaksesi ja sitten ilmoittakaa, haluatko rajoittaa uuden käyttäjän käyttöoikeutta.

Kun QuickBooks näyttää toisen Set Up User Password ja Access -valintaikkunan, ilmoittakaa, haluatko rajoittaa käyttäjän käyttöoikeuksia ja oikeuksia. Jos haluat rajoittaa käyttöoikeuksia ja oikeuksia (oikeudet ovat vain asioita, joita käyttäjä voi tehdä), valitse QuickBooks-valintanäppäinten valittu alue.

Jos haluat, että käyttäjä voi tehdä mitä tahansa, valitse QuickBooks-valintanappi Kaikki alueet. Jos ilmoitat, että uudella käyttäjällä pitäisi olla pääsy kaikkiin QuickBooks-alueisiin, sinun on asetettava käyttäjän salasana. Voit ohittaa jäljellä olevat vaiheet.

5Lapsauta Seuraava jatkaaksesi ja kuvaile sitten myyntiä ja myyntisaamisten tietoja ja tehtäviä.

Kun olet suorittanut vaiheen 4, QuickBooks näyttää kolmannen Set Up User Password ja Access -valintaikkunan. Tämä on ensimmäinen sarjasta valintaikkunoita, jotka vievät sinut haastattelun läpi, ja kysytään yksityiskohtaisia ​​kysymyksiä siitä, millaista pääsyä kukin käyttäjä tarvitsee tietylle alueelle.

Esimerkiksi myyntitoiminnan osalta QuickBooks kysyy pääsystä tapahtumiin (kuten laskuihin, luottomerkkeihin ja myyntisaamisiin liittyvät tiedot). Voit ilmoittaa, että käyttäjällä ei ole pääsyä valitsemalla Ei käyttöoikeus -valintapainiketta.

Voit ilmoittaa, että käyttäjän on oltava täysi pääsy valitsemalla Full Access -valintanappi. Jos käyttäjällä on osittainen käyttöoikeus, valitset Selekäyttöoikeus-valintanäppäimen ja valitse sitten yksi valikoivien käyttöoikeuksien tytäryhteistä: Luo vain transaktiot, Luo ja tulosta transaktiot tai Luo transaktiot ja Luo raportit.

6Klikkaa Seuraava ja kuvailkaa ostot ja maksut.

Kun olet suorittanut Vaihe 5 napsauttamalla Next-painiketta, QuickBooks näyttää neljännen käyttäjän määrittämään käyttäjän salasanan ja käytön valintaikkunan, jonka avulla voit määrittää, mitä uutta käyttäjää tämä hankkii ostoissa ja tileillä maksettavat alueet. Voit valita Ei käyttöoikeus -valintapainiketta. Voit valita Full Access -valintapainikkeen.

Tai voit valita jonkin keskimmäisen kentän valitsemalla Valikoiva käyttö -valintapainikkeen ja yhden valikoivan pääsyn lisäpainikkeista. Myyntisaamisiin ja myyntisaamisiin sovelletaan samoja sääntöjä, jotka koskevat oikeuksien ja saatavien asettamista osto- ja myyntisaamisiin.

7Klikkaa Seuraava ja kirjoita sitten jäljellä olevat käyttöoikeudet ja käyttöoikeudet.

Kun napsautat Seuraava-painiketta, joka näkyy Käyttäjän salasanan ja käyttö -valintaikkunan jokaisen version alalaidassa, QuickBooks näyttää useita muita versioita, jotka käyttävät kyselyitä käyttöoikeuksista ja käyttöoikeuksista.

Esimerkiksi kun olet selvittänyt, mitkä oikeudet ovat sopivia käyttäjille ostoissa ja maksullisissa tileillä, QuickBooks kysyy tarkistus- ja luottokorttisivulta. Sitten se kysyy varastokentältä. Seuraavaksi se kysyy palkkalistoista. Sitten se kysyy yleisestä, arkaluonteisesta kirjanpitotoiminnasta. Lopuksi QuickBooks kysyy pääsyä taloudelliseen raportointiominaisuuteen.

8Speittaa, voiko käyttäjä muuttaa tai poistaa tapahtumia.

Kun olet suorittanut noin puoli tuhatta versiota Set Up User Password- ja Access -valintaikkunoista, jotka koskevat tiettyjä kirjanpitoaloja, QuickBooks näyttää Set Up User Password and Access -valintaikkunan muuttaminen tai poistaminen..

Tapahtumien muuttaminen tai poistaminen -sivulla voit ilmoittaa, että käyttäjä voi tai ei voi muuttaa tapahtumia, jotka on tallennettu ennen tilinpäätöspäivää. Yleensä haluat rajoittaa käyttäjän kykyä muuttaa tai poistaa tapahtumia.

9Klikkaa Seuraava ja tarkista sitten oikeuksien päätökset.

Kun napsautat Next-painiketta, QuickBooks näyttää Set Up User Password ja Access -valintaikkunan lopullisen version, jossa määritellään antamasi tai sallitut käyttöoikeudet. Voit tarkastella oikeuksia, joita jollakin käyttäjällä on tämän valintaikkunan avulla.

Jos huomaat, että olet määrittänyt oikeudet oikein, napsauta Palaa-painiketta siirtyäksesi takaisin valintaikkunoihin, joihin olet tehnyt virheen. Muuta oikeuksien osoittamista ja napsauta Next (Seuraava) -painiketta palataksesi Set Up User Salasanan ja Access-valintaikkunan lopulliseen ikkunaan.

10Kun lopetat käyttäjien oikeuksien tarkistuksen ja käyttöoikeuden, valitse Valmis.

Tästä eteenpäin uusi käyttäjä voi käyttää QuickBooksia; Hänen oikeutensa rajoittuvat kuitenkin siihen, mitä olet määrittänyt.