10 Avainta teknologian käyttämiseen pienyritysten rekistereiden hallintaan - dummieja

Pienyritysten omistajat ovat kaikkialla ottaneet käyttöön tekniikan hallita tietueitaan riippumatta siitä, aikatauluttavat tapaamiset, luodaan kirjeenvaihtoa, kirjataan liiketoimintoja, palkanlaskennan seuranta, mainosjakauman seuranta tai enemmän. Vaikka yritykset eivät ole menneet "paperittomiksi", he ovat tunnustaneet tekniikan käytön edut organisaation ylläpitämiseksi. Jos olet edelleen ketjutettu paperin käyttämiseen, voi olla aika käyttää seuraavia kymmentä näppäintä, jos haluat siirtää paperia sähköisten tiedostojen avulla.

Käytä Outlookia seuraamaan nimityksiä, tehtäviä ja projekteja

Kalenteri, joka menee kaikkialle, on hyödyllinen, mutta oletko yrittänyt käyttää kalenteri-ominaisuutta ohjelmassa? Tietokonekalenterilla voit antaa tapaamisen kerran ja asettaa sen toistettavaksi päivittäin, viikoittain, kahden viikon välein tai kuukausittain. Voit myös asettaa automaattiset muistutukset - tehtäviä, joita et voi tehdä paperikalenterissa. Tässä on toinen bonus: Outlookin ohjelmiston avulla kaikki henkilökunnan jäsenet voivat jakaa kalentereita.

Skannaa käyntikortteja ja siirtää niiden tiedot Outlook-yhteystietoluetteloihin

Oletko kyllästynyt joutumaan auran läpi Rolodexin tai valtavaa pinoa käyntikortteja etsimään puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta ? No, voit astua pois kumpi versio tästä painajaisesta, johon olet. Millä tavalla? Suorita jokainen käyntikortti skanneriin, joka sisältää ohjelmiston, joka muuttaa kortin tiedot Outlookin Yhteystietoluetteloon. Sitten löydät etsimäsi tiedot Find-toiminnolla.

Muunna asiakirjat Adobeiksi. pdf-tiedostoja

MS Wordilla on mahdollisuus tallentaa tiedostoja. PDF-tiedostoja. Prosessi on kivuton. Avaa Word-dokumentti valitsemalla FileSave AsSave -tyyppi ja napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa avattavaa nuolta. Selaa luetteloa alaspäin, korosta PDF ja valitse Tallenna (vieressä Kutsu ruudun alaosassa).

Mikä on iso juttu pdf-tiedostoista? Sinun ei enää tarvitse huolehtia siitä, onko joku oikealla versiolla ohjelmiston lukea tiedostosi. Kaikki Adobe Readerin kanssa olevat tietokoneet voivat avata minkä tahansa. pdf-tiedosto.

Voit myös skannata kirjeitä, laskuja, mainoksia - kaikki asiakirjat, jotka sopivat skannerisi - ja tallenna ne pdf-muodossa. Varmista, että asetat skannerin. pdf-tiedostomuoto ennen asiakirjan skannaamista.

Useiden usein käytettyjen asiakirjojen luominen

Kun käytät usein samaa kirjainta, mutta pienillä muutoksilla, säilytä päätiedosto tietokoneessa.Sitten kun tarvitset asiakirjaa, avaa päädokumentti, tee muutokset ja tulosta asiakirja. Muista tallentaa tiedosto eri tiedostonimellä, jotta päällikköä ei muuteta.

Käytä kirjanpitojärjestelmää laskujen ja ostotilausten luomiseen

Sinun ei tarvitse peukata arkistointikaappeja, joissa on paljon laskuja tai ostotilauksia. Luo nämä asiakirjat kirjanpito-ohjelmiston, kuten QuickBooksin tai Sage 50: n avulla. Saatat joutua tulostamaan ja lähettämään asiakirjoja asiakkaalle, mutta varsinainen tiedosto pysyy - ei avaruustorjunta-arkistokaapissa - mutta tietokoneessa, jossa laskun löytäminen on kysymys siitä, että kirjoitat muutaman näppäimen painallusta.

Aikakorttien, projektin laskutuksen ja palkanlaskentaohjelmiston automatisointi

Voit korvata aikakortit lävistämällä ja käsittelemällä aikakortteja elektronisella kellolla ja käsittelemällä palkkalistoja. Ajattele säästettyä aikaa ja vältetyt virheet. Yksi työnantaja sanoo, että hänen yrityksensä leikkasi palkkalaskennan käsittelyn 6 tunnista 45 minuuttiin käyttämällä aikakorttiohjelmistoa. Nyt se on merkittävä teko.

Ja jos luotettavuus on yrityksellesi ongelma, voit ostaa ohjelmiston, joka vaatii jokaisen työntekijän sijoittaa sormen skanneriin työtuntien alkaessa ja lopussa! Tämä sormenjälki kuulostaa sci-fi-elokuvalta, vai mitä?

Seuranta sähköisessä muodossa

Jos pienyrityksesi liittyy inventaarioon, teknologian käyttäminen on ainoa tapa edetä. Optinen merkki tunnistus (OCR) -ohjelmisto mahdollistaa yrityksesi tarkka kirjaamisen inventoinnista, täyttää tilaukset nopeammin, lähettää tilauksia saumattomasti ja laskuttaa tarkasti, koska kaikki on seurattu tietokoneella. Voit hallita kaikkia näitä prosesseja käyttämällä tarroja ja numeroita tietokoneen näytöllä.

Tallentaa ostot ja tuotetiedot varoista laskentataulukossa tai tietokannassa

Kun ostat laitteita tai muita varoja, kirjoita osto- ja tuotetiedot laskentataulukkoon tai tietokantaan. Kun saat kaikki tiedot sormenpäilläsi, voit ottaa yhteyttä myyjään ongelmista tai kerätä varoja nopeasti tilinpäätökseen tai vastata pankin omaisuustietopyyntöön.

Tee verotusaika kakkuista

Kun koko tai suurin osa tietueistasi on tietokoneessa, verojen valmistelu on paljon helpompaa ja tarkempaa kuin siirtää tietoja paperikopioista tietokoneeseen.

Kaikki laskut tai ostotilaukset kirjanpito-ohjelmassa suorittavat vain raportin ja -voilan! -ohjelmisto antaa sinulle laskut tai ostotilaukset vuodelle. Sama pätee palkanlaskennasta, varastosta ja omaisuudesta. Voit hakea kaiken, mitä olet systemaattisesti tallentanut tietokoneeseen, kun tarvitset sitä.

Tiedostojen varmuuskopiointi

Pienikokoisten tietueiden hallintaominaisuuden lisäksi on se etu, että voit varmuuskopioida ne - tallentaa ne esimerkiksi toiseen paikkaan tai flash-asemaan.

Miksi se on niin tärkeää? Arvokkain tietokonevastaus on sen hallussa oleva tieto. Pidä ylimääräinen kopio kyseisistä tiedoista, jotta et koskaan törmännyt kadotettujen tietueiden kauhistukseen.Harvoin etukäteen huomaa, että burglar varastaa tietokoneen, tulipalo sulaa sen tai se vain kuolee.