Vastaanottajaluettelon luominen Word 2013: ssa - dummies

Jollei jo ole Word-ohjelmassa tallennettuja ja tallennettuja vastaanottajia, sinun on tehtävä tyhjästä. Tämä prosessi sisältää luettelon luomisen, poistamalla tarpeettomat kentät, joita Word ärsyttää ennalta teille, lisäämällä kentät, joita tarvitset todella, ja lopuksi täyttämällä luettelon. Se on varsin asia, joten seuraa tiiviisti.

Luo uusi vastaanottajaluettelo seuraavasti:

1. Luo ja tallenna pääasiakirja.

   Vastaanottajaluettelon luominen toimii samalla tavalla riippumatta siitä, minkä tyyppistä yhdistämistasi asiakirjaa olet luonut.

2. Valitse Mailings (Postitukset) -välilehdellä Start Mail Merge -ryhmässä Select Recipients (Valitse vastaanottajat) → Type a New List (Uusi vastaanottaja).

   Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, et ole luonut oikein pääasiakirjaa. Muuten näet Uusi osoiteluettelo -valintaikkunan.

   

   Sana olettaa, että tarvitset kymmeniä kenttiä yhdistämiseen, mikä on typerää, koska se on enemmän kuin tarvitset. Joten seuraava vaiheisto poistaa ylimääräiset kentät ja korvaa ne asiakirjojen kentillä.

3. Napsauta Muokkaa sarakkeita -painiketta.

   Osoitekoodin mukauttaminen -valintaikkuna avautuu, kun kentät näytetään Wordin oletusarvon mukaan. Tällaista tyhmyyttä ei voida sietää.

4. Valitse kenttä, jota ei tarvitset.

   Napsauta sitä hiirellä.

5. Napsauta Poista-painiketta.

6. Vahvista valintaikkunassa Kyllä.

   Kyllä-painikkeen pikanäppäin on Y-näppäin. Voi, ja Poista-painikkeen pikanäppäin (katso vaihe 5) on D. Kirjoita D ja sitten Y poistaa valitun kentän.

7. Toista vaiheet 4 - 6 kustakin kentästä, jota et tarvitse.

   Kun ylimääräiset kentät on poistettu, seuraava vaihe on lisätä tarvitsemasi kentät - jos sellainen on.

   Riippumatta siitä, näkyykö se viestirungossa vai ei, tarvitset Email_Address-kentän, kun yhdistät sähköpostiviestin. Sana käyttää tätä kenttää niin, että se tietää missä lähettää viestiä. Älä poista kenttää!

   Sen sijaan, että kaikki kentät poistettaisiin, voit nimetä muutamia kenttiä vastaamaan tarpeitasi: Valitse kenttä ja napsauta Nimeä uudelleen -painiketta.

8. Lisää asiakirjaan tarvittava kenttä napsauttamalla Lisää-painiketta.

   Teeny Add Field -valintaikkuna avautuu näkyviin.

9. Kirjoita kentän nimi ja napsauta OK-painiketta.

   • Nimeä kenttä vastaamaan sen tyyppisiä tietoja. esimerkiksi Shark Bite Location.

   • Kahdella kentällä ei voi olla sama nimi.

   • Kenttien nimet voivat sisältää välilyöntejä, mutta ne eivät voi aloittaa tilaa.

   • Kenttien nimet voivat olla melko pitkät, mutta lyhyempi on paras.

   • Seuraavat merkit on kielletty kentän nimessä:.! "[].

10. Toista vaiheet 8 ja 9 jokaiselle uudelle kentälle, jota tarvitset päädokumentissa.

    Kun olet valmis, lue luettelo uudelleen. Sen pitäisi vastata asiakirjan kaikkien CAPS-kenttien luetteloa (jos valitsit niiden luomisen). Älä huolestu, jos se ei ole - voit lisätä kenttiä myöhemmin, mutta se vie enemmän aikaa.

11. Valitse OK.

    Nyt näet räätälöityjä kenttiä, jotka näkyvät sarakkeiden otsikoina Uuden osoiteluettelon valintaikkunassa.

Viimeisessä vaiheessa voit täyttää vastaanottajan luettelon. Sinun on syötettävä tietueet, yksi jokaisesta asiakirjasta, jonka aiot luoda:

1. Kirjoita ensimmäisen tietueen tiedot.

   Kirjoita tiedot, jotka ovat sopivia kunkin uuden osoiteluettelon kentässä näkyviin kenttään: nimi, otsikko, paha lempinimi, alkuperämatka ja niin edelleen.

2. Siirry seuraavaan kenttään painamalla Tab.

   Kun olet täyttänyt viimeisen kentän, luultavasti haluat lisätä toisen tietueen:

3. Lisää uusi tietue painamalla Tab-näppäintä kirjoittaessasi viimeisen kentän.

   Kun painat tietueen viimeisen kentän Tab-näppäintä, uusi tietue luodaan automaattisesti ja lisätään seuraavalle riville. Täytä tiedot!

4. Tarkista työsi, kun olet valmis.

   Voit muokata kenttää missä tahansa tietueessa valitsemalla sen hiirellä.

   Jos lisäät vahingossa tyhjän tietueen luettelon lopussa, valitse se napsauttamalla sitä ja napsauta sitten Poista merkintä -painiketta. Teet tämän, koska tyhjiä tietueita käsitellään edelleen yhdistämisessä, mikä voi johtaa hukkaan paperia.

5. Valitse OK.

   Tallenna osoitekirja -valintaikkuna avautuu, jolloin voit tallentaa vastaanottajan luettelon.

   Vastaanottajan luettelot asuvat kansioon, joka on nimeltään Tietolähteet, jotka löytyvät Dokumentit tai Omat asiakirjat -kansiossa. Word valitsee automaattisesti (tai luo) tämän kansion.

6. Kirjoita osoiteluettelon nimi.

   Kuvailevat nimet ovat parhaita. Loppujen lopuksi saatat käyttää samaa vastaanottajaluetteloa uudelleen.

7. Napsauta Tallenna-painiketta.

   Palaat asiakirjaan.

Seuraavassa vaiheessa viestisi yhdistämisessä on sekoittaa kentät vastaanottajaluettelosta pääasiakirjaan.